Segurança em planilhas e arquivos compartilhados na nuvem

Ferramentas de armazenamento e edição na nuvem facilitaram muito o trabalho colaborativo. Compartilhar uma planilha leva segundos. Justamente por ser tão fácil, o compartilhamento costuma acontecer sem cuidado, e informações sensíveis ficam expostas sem que ninguém perceba.

Riscos mais comuns

Links públicos

Arquivos configurados para "qualquer pessoa com o link" podem ser acessados por quem recebe o link encaminhado, mesmo fora da empresa.

Acessos esquecidos

Fornecedores, ex-colaboradores e parceiros de projetos antigos continuam com acesso a pastas e planilhas.

Arquivos em contas pessoais

Documentos da empresa armazenados em contas pessoais saem do controle da organização, especialmente quando a pessoa deixa a empresa.

Dados pessoais em planilhas

Listas de clientes, colaboradores e contatos circulam em planilhas sem controle de acesso adequado, o que é um ponto sensível para a LGPD.

Cópias descontroladas

Downloads e versões duplicadas espalham informações por computadores e e-mails.

Boas práticas

Use contas corporativas

Arquivos da empresa devem estar em contas e espaços controlados pela empresa, nunca em contas pessoais.

Compartilhe com pessoas, não com links abertos

Prefira compartilhar com contas específicas. Quando for necessário um link, restrinja o acesso ao domínio da empresa ou defina prazo de expiração.

Organize por pastas com permissões

Estruture pastas por área ou projeto, com permissões definidas no nível da pasta. Isso evita configurar arquivo por arquivo.

Defina o nível adequado

Nem todos precisam editar. Use permissões de visualização ou comentário sempre que possível.

Revise acessos periodicamente

Verifique quem tem acesso a pastas e arquivos importantes e remova acessos desnecessários, especialmente de pessoas externas.

Revogue acessos na saída

Ao final de um projeto ou no desligamento de alguém, revise e remova os acessos.

Minimize dados pessoais

Antes de compartilhar uma planilha, pergunte se todas as colunas são necessárias. Muitas vezes, é possível remover dados pessoais ou usar informações agregadas.

Ative recursos de proteção

Autenticação em dois fatores, alertas de compartilhamento externo e registros de atividade, quando disponíveis na ferramenta utilizada.

Quando a planilha não é o lugar certo

Se uma planilha contém dados sensíveis, é usada por muitas pessoas e alimenta processos críticos, talvez ela tenha se tornado um sistema improvisado. Nesses casos, migrar os dados para um sistema com controle de acesso por perfil e registro de alterações é uma melhoria de segurança e de gestão.

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